Le constat

Un workflow, c'est une suite d'étapes prédéfinies afin que tout le monde puisse suivre un chemin commun. C'est simple, cela facilite la vie et rassure l'entreprise, les clients et les fournisseurs.

Mais parfois, la vie n'est pas un long fleuve tranquille et le besoin de sortir des sentiers battus survient. Si le workflow n'a pas prévu de cas d'exception, la solution consiste bien souvent à contacter un administrateur pour lui demander : « Dis, on a un cas particulier, tu peux me modifier le statut de ma commande et changer tel ou tel champ s'il te plaît ? »

Exemple d'application

Les installations utilisant l'équipement EANxxx doivent subir une série de contrôles complémentaires pendant leur installation.

Plutôt que de gérer cela de façon unitaire, l'opération spéciale permet :

• De maintenir ces instances dans le workflow standard.
• De leur rajouter les étapes de contrôles nécessaires.
• De les renvoyer ensuite dans le process standard.

C'est le meilleur du monde processé et du monde artisanal réunis au sein du même workflow. Ici, les opérations spéciales s'associent aux opérations en masse.

Un environnement contrôlé pour les cas non nominaux

Les opérations spéciales servent également à donner à certains utilisateurs avertis un droit particulier. Ce droit les autorise à faire « sortir » temporairement certaines instances du workflow pour gérer des cas non nominaux, le tout au sein d'un environnement contrôlé.

Il appartient à l'utilisateur référent de définir :

• Qui peut effectuer cette opération ?
• Quels champs a-t-on le droit de modifier durant l'opération ?
• Vers quelle étape doit-on se diriger une fois l'opération accomplie ?

Traçabilité et retour au flux standard

Une fois l'opération spéciale terminée, l'instance reprend le cours normal de sa vie dans le workflow, à l'étape définie lors de sa configuration.

Évidemment, tout ce qui se déroule au sein de l'opération spéciale est tracé et reste consigné dans l'historique du dossier.

Étapes du processus dans l'interface

1. Sélection de l'instance
2. Construction de l'opération spéciale
3. Lancement de l'opération

À venir dans les prochains épisodes

• En masse, contrôler ce qui rentre et ce qui sort d'un workflow : gestion des imports/exports de masse.
• Toujours en groupe, qui a le super pouvoir de gagner du temps ? gestion des actions de masse.