« Qui a modifié les informations du dossier ? », « La commande est bloquée ! », ou encore la règle tacite du « C'est le dernier qui clique qui a raison »... Ces situations sont encore trop fréquentes au sein des entreprises.

Lorsque plusieurs collaborateurs travaillent simultanément sur une même instance de workflow (un dossier client, un bon de commande, une demande de livraison ou le provisionnement d'un équipement), l'absence de gestion des accès concurrents peut entraîner la perte de modifications cruciales.

Sachant que les coûts de reprise d'une erreur sont souvent 20 fois plus élevés que ceux du processus normal, il est indispensable de sécuriser le travail collaboratif.

1. Le problème des interventions simultanées

Dans des organisations de plus en plus distribuées, la collaboration simultanée est inévitable. Mais sans un mécanisme approprié, lorsque deux personnes soumettent un formulaire en même temps, le système ne peut pas déterminer qui a raison. La dernière validation écrase les données saisies par la première personne, générant des retards et des erreurs à fort impact métier.

Pour éviter cela, les équipes sont souvent contraintes de se téléphoner ou d'envoyer des messages pour vérifier si une instance est libre, freinant la fluidité du processus.

2. La solution : Notifier en temps réel pour synchroniser les équipes

Une méthode simple et efficace pour empêcher l'écrasement de données consiste à informer instantanément l'ensemble des acteurs concernés.

Dès qu'un utilisateur consulte ou édite une instance, un système de notification dynamique prévient les collaborateurs en temps réel :

1. Information pour le nouvel arrivant : Lorsqu'un utilisateur ouvre un dossier, il est immédiatement averti si un collègue est déjà en train de travailler dessus.
2. Alertes pour les personnes présentes : Tout utilisateur déjà présent sur le document reçoit une notification l'informant de l'arrivée du nouvel intervenant.
3. Suivi des déconnexions : Si l'un des intervenants ferme le dossier, les autres sont notifiés qu'il a quitté l'instance.

3. Exemple concret de fonctionnement

Pour illustrer cette gestion dynamique des accès, prenons le déroulement d'une intervention sur une même instance de projet :

• Étape 1 : Pascal ouvre l'instance du projet pour saisir et valider des informations. (Insérer l'image 1 : Ouverture d'une instance de projet par Pascal)
• Étape 2 : Rémi ouvre à son tour la même instance. Un bandeau d'alerte apparaît automatiquement en haut de son écran : « Pascal est déjà connecté sur cette instance depuis HH:MM ». (Insérer l'image 2 : Notification reçue par Rémi indiquant la présence de Pascal)
• Étape 3 : Côté Pascal, une alerte s'affiche également pour le prévenir : « L'utilisateur Rémi vient de se connecter à l'instance ». Grâce à un outil de messagerie intégré ou leur tchat d'entreprise, ils peuvent se coordonner rapidement sans risque d'erreur. (Insérer l'image 3 : Notification reçue par Pascal indiquant l'arrivée de Rémi)
• Étape 4 : Voyant que Pascal traite le dossier, Rémi décide de fermer la page. Pascal reçoit instantanément la mise à jour : « L'utilisateur Rémi vient de se déconnecter de l'instance ». (Insérer l'image 4 : Notification de déconnexion de Rémi affichée sur l'écran de Pascal)

4. Les bénéfices pour vos processus métier

En intégrant une gestion intelligente des accès concurrents, vous bénéficiez de plusieurs avantages :

• Maintien de la traçabilité : Les échanges et actions restent associés à l'instance concernée.
• Fluidité et sérénité : Les collaborateurs travaillent en toute confiance sans crainte de perdre leurs modifications ou de bloquer leurs collègues.
• Réduction drastique des erreurs : Plus d'écrasement d'informations, évitant ainsi les surcoûts liés aux corrections et aux reprises d'incidents.