Au quotidien, les utilisateurs de moteurs de workflow passent un temps considérable à reconfigurer leur espace de travail : trier par date, filtrer un domaine d'activité, ordonner des colonnes spécifiques... Le lundi pour un reporting direction, le mardi pour le suivi de production, le mercredi pour le suivi budgétaire.

Recommencer ces manipulations à chaque connexion fait perdre une précieuse efficacité opérationnelle. Pour y remédier, la réponse réside dans la personnalisation avancée de l'Inbox grâce aux vues filtrées individuelles.

1. Les limites des Inbox de workflows traditionnelles

Aujourd'hui, si la plupart des moteurs de workflow permettent de contextualiser leurs boîtes de réception (Inbox) pour afficher les données prioritaires, les approches restent souvent trop rigides :

• Le modèle imposé : « Mêmes informations pour tout le monde, mettez-vous d'accord entre vous. »
• Le modèle restreint : « Vous pouvez personnaliser votre présentation, mais une seule vue par personne. »
• Le modèle éphémère : « Vous pouvez personnaliser votre vue, mais merci de la refaire à chaque connexion. »

Chacun de ces modes de fonctionnement engendre de la frustration et une perte de temps inutile au quotidien.

2. La solution : Des vues filtrées sur mesure et activables en 2 clics

Pour offrir le meilleur de ces mondes, la fonctionnalité de vue filtrée individuelle permet à chaque utilisateur de mémoriser autant d'arrangements qu'il le souhaite.

Chaque collaborateur peut ainsi sauvegarder :

• L'ordre et l'arrangement personnalisé des colonnes.
• Les critères de filtrage précis sur l'ensemble des données du tableau.

Des gains immédiats :

• Activation ultra-rapide : Passage d'un contexte de travail à un autre en deux clics seulement.
• Retour à la normale instantané : Réinitialisation vers la vue par défaut en un seul clic.
• Autonomie totale : Création d'autant de vues sauvegardées que nécessaire selon les missions de la journée ou de la semaine.

3. Exemple d'utilisation pas à pas

Voici comment exploiter la puissance des vues filtrées dans l'interface au quotidien :

1. Vue globale de l'activité : Par défaut, l'utilisateur accède à l'ensemble des dossiers et instances encours dans l'Inbox. (Insérer l'image : Vue globale de l'activité dans le portail)
2. Création et application d'un filtre : L'utilisateur applique ses critères spécifiques (ex. filtre sur le domaine « Vie du réseau » et la région « Sud-Est »). (Insérer l'image : Application des critères de tri et de filtrage sur le tableau)
3. Enregistrement de la vue : Il sauvegarde cet arrangement sous un nom explicite (ex. « Demande de devis - Vie du Réseau - Sud-Est »). (Insérer l'image : Fenêtre d'enregistrement de la vue filtrée)
4. Accès direct et réutilisation : La vue sauvegardée reste accessible à tout moment dans le menu des favoris de l'Inbox et s'applique instantanément en 2 clics. (Insérer l'image : Menu d'accès rapide aux vues filtrées de la Inbox)

Conclusion

Fini de passer son temps à déplacer et réappliquer des filtres à longueur de journée ! En permettant à chaque acteur de façonner son environnement de travail selon ses besoins métier du moment, vous maximisez la rapidité d'accès aux informations stratégiques et gagnez en confort opérationnel.